Mit kell figyelembe venni a coworking iroda kiválasztásakor? Hogyan hasonlítsam össze az opciókat? Ez két fontos kérdés, ha nem szeretnél olyan helyre kerülni ahonnan mihamarabb el akarsz menni.
Hogyha ezeket a sorokat olvasod, akkor valószínűleg éppen azt a helyet keresed ahonnan a munkádat végeznéd. Ez szuper! Jó helyen jársz, ha egy kis segítséget szeretnél a lehetőségid összehasonlításában. Ebben a cikkben átvesszük a 8 legfontosabb tényezőt, hogy olyan közösségi irodát tudj választani, ami számodra a legmegfelelőbb!
Miután a világot bejárva, volsz szerencsénk a coworking jó és rossz oldalát is kitapasztalni, munkánkat végezve, össze írtuk azt a nyolc dolgot, ami mindenkinek segíthet megtalálni az ideális helyet – akárhol is vagy és dolgozol!
Ha csak a ezekről a tényezőkről olvasnál, akkor menj tovább bátran a 8 KULCSFONTOSSÁGÚ TÉNYEZŐ részre.
BEVEZETÉS & TRENDEK
Ha szabadúszó vagy, vagy ha a home office-t végeznéd valahonnan, esetleg a startuppodnak keresel főhadiszállást, vagy akár a cégednek keresel egy alternatívát a hagyományos iroda helyett: a közösségi iroda lehet neked is megfelel.
Nemzetközi szinten, a coworking irodák száma több mint évi 200%-al növekedett az elmúlt 6 évben. A Deskmag’s Global Coworking Survey, 2019 májusi kiadása szerint, több mint két millióan dolgoznak közösségi irodából. Ez négyszer annyi mint amennyit 2015-ben kiadott Global Coworking Survey számolt abban az évben.
Minél többen dolgoznak közösségi irodából, annál nagyobb lesz a választási lehetőség és annál inkább különbözőek lesznek az coworking irodák és szolgáltatásaik.
A választás nem csak egy egyszerű opció, hanem több faktorból összetett döntés, amibe többek között, bele számítjuk: az árazást, a szolgáltatásokat, a bérlet hosszúságát, vagy a belső design elemeket.
Szóval, ha készen állsz egy közösségi irodába költözni, mire kell figyelni?
De ennél fontosabb: illik e majd a hely hozzád?
Mielőtt még ezekbe belemerülünk, nézzük meg mit jelent a coworking (azaz mi is az a közösségi iroda) és milyen előnyökkel jár egy ilyen helyről dolgozni.
A KÖZÖSSÉGI IRODÁK ELŐNYEI
Egy szó mint száz, egy közösségi iroda egy olyan helyet jelent, ahonnan több különálló cég / vállalkozó / szabadúszó dolgozik, rövid vagy hosszú távon bérelt helyen. Általában havi szinten bérlik a tagok az asztalokat, ahonnan dolgoznak, de ez változhat coworking irodáról coworking irodára.
A tagok nem csak egy helyet bérelnek egy irodában, hanem a közösségi iroda szolgáltatásait is megkapják ezzel egy csomagban, mint például az áramellátás, internet, bútorok, és sok más. Így a tagok meg spórolják a hagyományos iroda bérlésével járó tevékenységeket és költségeket, mint az iroda bútorozása, internet szolgáltatóval történő szerződés, és más adminisztratív eljárások.
Egy közösségi irodában, mindennek könnyen kell mennie. Bejöhetsz megnézni az irodát, és ha tetszik, le is ülhetsz egy helyre és kezdheted a munkádat minden várakozás, több havi letét, vásárlás nélkül.
Egy ilyen költséghatékony és leegyszerűsített megoldás tökéletes alternatíva a tradicionális iroda bérlésre a szabadúszók, vállalkozók, és startupok számára; vagy bárki számára, aki otthonán kívülről szeretné munkáját végezni, de nem akar magára vállalni egy tucat extra adminisztratív feladatot.
Mindezekkel nem is mentünk mélyebbre a coworking további pozitív következményére, mint a munkavégzésre és a motivációra való hatása – de ezeket egy másik cikkben részletezzük.
Na ezeket végignézve, nézzük át mi az a 8 kulcsfontosságú tényező amit figyelembe kell venni közösségi iroda választásakor.
KULCSFONTOSSÁGÚ TÉNYEZŐK
1. ELHELYEZKEDÉS
Hozzáférhetőség és tömegközlekedés
A közösségi iroda elhelyezkedése minden esetben kulcsfontosságú kritérium a döntési folyamatban. Ez fogja meghatározni, hogy mennyi időt töltesz majd a buszon, kocsiban, vagy minden más tömegközlekedési járművön. De ennél több miatt is meghatározó, hogy hol van az iroda.
Ha a munkád nagy részét távmunkaként végzek, akkor az az elsődleges, hogy minél közelebb legyen a coworking a lakóhelyedhez. Így könnyen be tudsz menni, és nem kell sok időt töltened a tömegben / dugóban.
Ha viszont rendszeresen jársz az ügyfeleidhez, azt is figyelembe kell venned, hogy milyen messze van az iroda tőlük. Ki akarna órákat tölteni utazással, ha van más megoldás!
Mi van az iroda közelében
Az iroda címét ne csak az oda-vissza utazások szempontjából vizsgáld meg. Nézd meg azt is, hogy mi van körülötte!
Be tudsz vásárolni hazafele? Vannak kávézók, éttermek a közelben? Ha el akarsz menni ebédelni, van választási lehetőség? És ha egy ügyféllel találkoznál?
2. TÖMEGKÖZLEKEDÉS
Ez a pont nagyban hasonlít az előzőhöz, de megérdemel egy külön részt, mert sokban rájátszat arra, hogy hogyan érzed magad az irodában.
Lehet annak az oka, hogy otthagytad a munkhelyed éppen az volt, hogy túl sokat kellett utazni, és úgy érezted, hogy a napodat a zsúfolt buszon töltöd (az ismerőseim között sokan nagyon nehezen tűrik ezeket az utazásokat, főleg a nagy városokban). Az a jó hír, hogy ha ezt a pontot is figyelembe veszed akkor könnyen megúszhatod az ingázással járó frusztrációt!
A tökéletes közösségi iroda, az amelyik otthonodtól könnyen és gyorsan elérhető, és az ügyfeleidhez sem nehéz eljutni. Ne felejtsd el figyelembe venni a dugókat, amik reggel és délután is lehetnek a környéken és az útvonaladon.
A város központjában lévő közösségi irodák sokszor többe kerülnek, de könnyebben megközelíthetőek – általábban több tömegközlekedési vonal jár odafelé. A kulcs az helyszín és az ár közötti egyensúlyban rejlik!
3. KÖLTSÉGEK / ÁRAK
Ez egy abszolút kulcs pont a közösségi iroda kiválasztásában.
Mennyit kell, hogy költsek? Válaszd ki mi a számodra megfelelő összeg.
Egy vállalkozás indítása sok kiadással jár, így a költségeket minimalizálni kell. Ha már van egy vevőköröd, és jó bevételekre számítasz a jövőben is, akkor sincsen sok értelme sokat költeni egy irodára. Minek az extra kiadás? (Kivéve ha fontos a vevőidet lenyűgöznöd egy fantasztikus kilátással a sarki irodából.)
Válasz olyan közösségi irodát ami számodra megfelel, és amelyikkel a pénztárcád is egyetért. Ne úgy gondolj erre mint egy előrelépés vagy visszalépés, azt a helyet találd meg, ami a legtöbbet adja azért a pénzért amit költenél. Az utolsó dolog amit akarsz, az, hogy a havi bérlet kifizetése stresszeljen.
Közösségi iroda vs. tradicionális iroda
Egy tradicionális iroda ami ugyanazokat a szolgáltatásokat nyújtja, mint egy közösségi iroda, majdnem minden esetben drágább lesz – értsd ezalatt a felszereléseket és a havi költségeket is. A coworking irodával járó alacsonyabb költségek lehetőséget adnak arra, hogy a megtakarítást a vállalkozásodba fektesd (marketingbe, fejlesztésbe, stb.).
Az olyan felszerelések és szolgáltatások mint az iroda karbantartása, IT támogatás, áram tartalék, bútorok, gépek, légkondicionálás, mind bele vannak értve a közösségi iroda tagságba, így nem kell ezekkel se foglalkozni se külön fizetni.
4. FELSZERELTSÉG
A közösségi irodának minden olyan felszerelést tartalmaznia kell, amit elvárhatsz egy irodától.
Vannak helyek ahol, bár csodákat ígérnek, nem kérnek a tagoktól visszajelzést, így néha sok olyan dolog van ami nem feltétlenül szükséges, de hiányozhatnak olyan alap dolgok amelyek egyértelműnek tűnnek.
Fektess a keresésbe egy kis időt mielőtt bárhova beköltözöl, hosszú távon kifizetődik, és valószínűleg rátalálsz egy olyan helyre, ahonnan nem akarsz majd elmenni! Amikor megvan a kiválasztott hely, győződj meg róla, hogy az árazása nem okoz problémát a pénzügyeidben.
Ide össze írtunk egy pár dolgot amelyeknek mindenképpen szerepelnie kell a szolgáltatások listáján, felár nélkül (vagy minimális felárral):
- Karbantartás / takarítás
- Wi-Fi / Internet
- Nyomtató / Szkenner
- Biztonsági szolgálat (helyben vagy külsős)
- Zárható szekrények
- Fűtés és légkondicionálás
- Biztonsági áram generátor
- Büfé (vagy ingyen kávé / tea)
Sok szerencsét és sikert a kereséshez! Bátran vegyél ki egy napot (vagy felet), hogy személyesen megnézd azokat a közösségi irodákat, amelyek érdekelnek. Jó élőben is látni, hogy milyen szolgáltatások állnak majd a rendelkezésedre, és, hogy milyen a hangulat az irodában!
5. AZ ASZTALOD / A HELYED
Mindegyik közösségi irodában más, egyéni designal és környezettel találkozhatsz. A coworking fejlődésével, az irodák is minnél jobban megpróbálnak egy egyéni stílust kialakítani, és egyediek lenni.
Viszont – és itt kérlek engedd meg, hogy egy design perspektívában nézzük a dolgokat – a UI (vagyis maga a kialakított design és vizuális elemek az irodában) nem feltétlenül egyeznek meg a UX (vagy a közösségi iroda tagjai) elvárásaival. Erre külön figyelj oda. Azaz, győződj meg róla, hogy az iroda szép elemein kívül, az a hely, ahol a napjaid nagy részét töltöd majd, megfelel e neked.
Mi is jelent az, hogy jó neked a hely? Ez nyilván rajtad múlik, és a te elvárásaidon! Inkább egy nyugodt környezetet szeretnél, ahol jól dolgozhatsz és haladhatsz, de kevesebb interakció van a többiekkel? Vagy az a fontos, hogy minél több emberrel találkozz, megismerj, és beszélgethess napközben? Kényelmes a szék amit a tiednek hívhatsz majd? Elég nagy e az asztalod? Túl sok ember van, vagy esetleg túl kevés?
A lényeg az, hogy a TE ízlésednek megfeleljen, és hogy jól érezd magad.
Tudom, megtalálni azt a közösségi irodát amely számodra tökéletes nehéz feladatnak tűnik, de ha sikeresen elvégzed sok jót várhatsz tőle! Kutatásokban kimutatták, hogy akik egy ilyen helyről dolgoznak, 74%-al hatékonyabbak lesznek munkatársaiknál.
6. RUGALMASSÁG
Fontos átlátni, mennyire rugalmas egy közösségi iroda, mind a hozzáférésében mind a terjeszkedésben, hogy a lehetséges jövőbeli problémákat könnyebben tudd megoldani.
Rugalmasság: azaz a hozzáférés
Ezalatt a következőt értem: bizonyosodj meg róla, hogy mik a közösségi irodának a nyitvatartási szabályai, hogy mikor mehetsz be, hogy mikor lesz zárva.
Biztosan 24 órában nyitva tartanak? Még abban a “csomagban” is amit te szeretnél? Vagy te csak napközben járhatsz be? És mi van a munkaszüneti napokon, amikor lehet éppen dolgoznál?
Sok közösségi iroda 24 órában nyitva tartja kapuit, de bizonyos szolgáltatásokat nem nyújt a rendszeres munkaidőn kívül. Ezen kívül sok irodában tucat ajánlatból választhatsz, amely ilyen vagy olyan szolgáltatással jár. BIzonyosodj meg róla, hogy az amelyiket te választod biztosítja, hogy bejutsz az irodába amikor szeretnéd – és ha nem akkor az milyen árkülönbséggel járna.
Rugalmasság: azaz a szerződés módosítása
Egy másik pont amiben fontos a rugalmasság, a közösségi irodák szempontjából, a rugalmasságuk változó igényeid ellátásában. Elvárhatod, hogy, ha több vagy kevesebb helyet szeretnél bérelni ezt minimális időveszteséggel tudják teljesíteni.
Tipikusan, a kisebb közösségi irodák segítőkészebbek és rugalmasabbak szoktak lenni, mint a nagy cégcsoportba tartozó irodák – főleg ha a tulajdonos is a helyszínen van / onnan dolgozik. A nagyobb csoportok sokkal szigorúbban tartják magukat az általános szerződési feltételekhez, míg a kisebb helyeken szívesen segítenek ahogy tudnak.
Jó jel az, ha a közösségi iroda bérletében egy próbaidőszak van, amelyikben felmondhatod a szerződésed külön indíték nélkül (ezt például mi is csináljuk). Na meg persze fontos a csapat aki a helyszínt kezeli (de ezt a későbbiekben fejtem ki).
7. A KÖZÖSSÉGI IRODA TÍPUSA
Ezalatt a különböző, és jellemzően ajánlott bérleti / tagsági kategóriákat értem, azaz: hot desk / fixed desk / cabin space.
Mi az a hot desk, és mire jó?
A hot desk az összes szabadon elfoglalható hely egy közösségi irodában. Ha hot desk tagságot váltasz, akkor az irodában, a közös részeken lévő helyeket szabadon elfoglalhatja akárki “aki kapja marja” alapon.
Ezekről két dolgot mondanék. Az egyik, hogy a jövedelmezőség érdekében, a hot desk helyekre több tagságot adnak el a coworking irodák, mint amennyi hely valóban elfoglalható. Így ha éppen rosszkor érkezel, lehet nem lesz helyed. A másik, hogy ezek a helyek sokszor egy fotelben, vagy egy kávé asztalhoz rakott négy székben nyilvánulnak meg, ami (főleg a fotel szempontjából) nem hangzik túl rosszul, de egy napot ezen dolgozni nem ideális (személyes tapasztalatom alapján).
Mi az a fixed desk, és mire jó?
A fixed desk, az előzően említett hot desk-el ellentétben, egy személyre szóló hely, amit csak az foglalhat el, aki éppen ezt bérli.
Ezek a helyek általában kényelmesebbek munkavégzés szempontjából, mint a hot desk, és rendes munkállomásokból állnak (hangsújozva: általában). Itt még egy dologra érdemes figyelni. Vannak olyan közösségi irodák, ahol ezeket a helyeket óra alapon adják ki, azaz nem csak egy személyre szól, hanem van aki reggel, van aki délután használja ugyanazt az asztalt.
Mi az a cabin space, és mire jó?
Ez egy egész, különálló, irodarész, amihez csak egy csapat férhet hozzá és használhat, azaz gyakorlatilag ez egy külön iroda, a coworking-en belül.
A három felsorolt opció közül, a hot desk (amit pár helyen át lett keresztelve flexible desk-re), a legolcsóbb választás (ha az ugyanazon irodán belüli árakat nézed). Jó választás lehet a szabadúszók számára, viszont minden nap amikor elmész össze kell pakolnod a dolgaidat és üresen hagyni a helyet.
A folytonos pakolás elkerülése érdekében, az alternatíva a fixed desk amelynél nem kell ezzel törődni, ha éppen nem cipelnél haza mindent. Itt úgy helyezkedhetsz el, ahogy szeretnél, és nem ér meglepetés amikor megérkezel.
És végül de nem utolsó sorban, ha sokat kell ügyfelekkel beszélni / találkozni, vagy sok bizalmas iratot tárolnál az irodában, akkor a (bár drágább) cabin space lenne számodra a megoldás.
8. CSAPAT A HELYSZÍNEN
És el is értünk az utolsó ponthoz, amit fontos lesz figyelembe venni amikor az opcióidat összehasonlítod és eldöntöd, honnan szeretnél dolgozni.
De még mielőtt ebbe a pontba belekezdenék, meg kell említenem, hogy persze még sok más dolog is közrejátszik a döntéshozatalban. Ezek mindenkinek más fontosságban jelennek meg, és nagyon változóak minden jövőbeli közösségi iroda tag részére. Itt a legfontosabb pontokra fókuszálunk, hogy mindenkinek megtervezhesse a döntéshozatalát. Na de térjünk vissza az eredeti témához.
Próbálj meg egy kisebb közösségi irodát találni, inkább mint egy nagyobbat – vagy legalábbis nem egy hatalmas nemzetközi cég leányvállalatát. Mint mindig, a nagy cégekben fix szabályok, stabil döntési szerkezetek, és protokollok uralkodnak. Így, amint egy nem előre meghatározott keretben szeretnél valamit csinálni, nehézségekre számíthatsz.
Hogy ezt összekössük a rugalmasságról szóló ponttal, ez azt jelenti, hogy nem lesz se rugalmasság, se megértő megoldás, hanem minden a szerződés szerint fog történni.
A kisebb közösségi irodák, bár ügyetlennek tűnhetnek sok szempontból, sokkal megértőbbek szoktak lenni. Ez kifejezetten igaz azokra a helyekre, ahonnan a tulajdonos is dolgozik, vagy részt vesz az iroda ügyvitelében. Ilyenkor annak a lehetősége, hogy közvetlenül a felelős személlyel beszélj sokat segít, és megkönnyíti a mindennapokat.
Ilyen kisebb coworking irodákban bármilyen probléma esetén egyenesen a tulajjal tudsz beszélni, és a tulajon kívül senkit nem érdekel jobban a véleményed!
Elromlott a Wi-Fi (vagy akármi más)? Pár perc alatt meg lesz oldva.
Megosztanád egy észrevételedet? Szívesen hallgatnak.
Történt valami és le kell mondanod a szerződést? Megértő választ fogsz kapni.
Persze mindig vannak kivételek, az előző paragrafus alól – jóban is rosszban is – de inkább a jóra koncentráljunk – ami az elnyomó többséget jelenteni ebben a helyzetben! (Nyilván ezt a pozitív szemléletmódot a saját közösségi irodánkból merítjük – elnézést a reklámért!)
ÖSSZEFOGLALÁSKÉNT
Hogyha csak egy dolog marad meg a cikkből, akkor legyen az a következő: azt a közösségi irodát kell megtalálnod ahol a legjobbat kapod azért amit fizetsz. Ez természetesen szubjektív, és attól függ, hogy neked mi a fontos, de ezeket hasonlítsd össze a különböző irodákban ajánlotthoz, és megtalálod azt amelyik a legjobban illik hozzád!
Tartsd ezeket észben mikor választasz, és jól fogsz dönteni!
Azokat a pontokat betartva amiket felsoroltam, rendesen össze tudod hasonlítani a közösségi irodák bérleteit. Remélem ezáltal tisztábban fog menni a választás, és sikerül a neked megfelelő döntést hoznod! Azért még egyszer ide leírom a fő pontokat, hogy legyenek kéz alatt:
- ELHELYEZKEDÉS
- TÖMEGKÖZLEKEDÉS
- KÖLTSÉGEK / ÁRAK
- FELSZERELTSÉG
- AZ ASZTALOD / A HELYED
- RUGALMASSÁG
- A KÖZÖSSÉGI IRODA TÍPUSA
- CSAPAT A HELYSZÍNEN
Na és a mi irodánk hogyan teljesít? Ezt majd megírjuk egy külön cikkben, de addig is, kérdezz tőlünk bátran, hogy többet megtudj, akár telefonon, a Facebook-on, e-mailben, vagy a ezen az oldalon!